Secrétaire médicale H/F
Description
Chaque jour, dans nos 29 établissements de l’Oise et de la Somme, nos 500 professionnels accompagnent plus de 2 000 personnes en « détresse de vivre ». Ils leur apportent des soins en matière de santé, de développement de leur personnalité et/ou d’éducation. Un accompagnement sur-mesure, qui permettra à nos usagers de développer leur autonomie et leurs potentialités d’inclusion dans le tissu social, scolaire et professionnel.
Grâce à la mobilité interne, nous offrons des possibilités d’évolution au sein de nos différents établissements.
L'hôpital de jour pour adolescents accueille des jeunes de 13 à 17 ans en situation de vulnérabilité face à une situation de crise effective ou potentielle, de nature familiale, traumatique ou psychopathologique.
Il s’agit d’une approche favorisant la collaboration des structures et institutions, afin que l’expertise de chacun soit mise au service du jeune et de sa famille pour également élaborer une solution à la situation du jeune.
L’hôpital de jour offre aux jeunes une occasion de reprendre pieds dans un cadre accueillant, chaleureux et sécurisant pour stabiliser son état psychique par des interventions thérapeutiques brèves de 3ème génération dans un cadre institutionnel vivant.
En tant que Secrétaire médicale, vous jouez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien de l’établissement. Véritable point d’appui pour les professionnels, les jeunes et leurs familles, vous assurez l’accueil, le suivi administratif et la coordination de nombreuses activités nécessaires à la prise en charge des adolescents.
Missions
Vos missions :
Accueil et accompagnement administratif des usagers
Assurer l’accueil physique et téléphonique des adolescents, des familles, des professionnels et des visiteurs ;
Recueillir et transmettre les demandes de première consultation auprès des professionnels concernés ;
Participer à la qualité de l’accueil et à la circulation des informations au sein de l’établissement ;
Organiser, suivre et assurer la traçabilité des transports des usagers.
Gestion administrative et suivi des dossiers
Procéder à l’ouverture et à la mise à jour des dossiers patients informatisés ;
Assurer la saisie, le suivi et la fiabilité des données administratives et médicales dans le dossier patient informatisé ;
Veiller à la tenue et à l’actualisation du dossier dégradé ;
Assurer le classement, l’archivage et la conservation des documents ;
Rédiger et mettre en forme les courriers, rapports, comptes rendus et autres documents administratifs.
Suivi de l’activité
Participer à l’enregistrement et au suivi de l’activité de l’établissement ;
Alimenter les tableaux de bord et assurer le suivi des indicateurs ;
Préparer les éléments nécessaires au reporting auprès de la direction ;
Contribuer à la fiabilité et à la disponibilité des données administratives de l’établissement.
Appui administratif à la gestion des ressources humaines
Recueillir chaque mois les éléments variables de paie auprès des professionnels ;
Contrôler, saisir et assurer le suivi des éléments variables transmis ;
Participer à la fiabilisation des données nécessaires au traitement de la paie.
Suivi administratif et facturation
Recueillir et centraliser les factures de l’établissement ;
Assurer leur transmission pour validation et signature ;
Préparer et transmettre les pièces nécessaires au comptable pour leur mise en paiement ;
Assurer la tenue et la mise à jour du tableau de suivi des factures.
Vous travaillerez en lien étroit avec les équipes pluridisciplinaires et la direction de l’établissement, dans un environnement où organisation, discrétion, réactivité et qualité des échanges sont essentielles.
Profil
Bac professionnel ou BTS dans le domaine des services, de l’assistanat d’entreprise, de l’accueil et expérience requise. Polyvalence, capacité d’adaptation, capacité à gérer les sollicitations simultanées
Connaissance des outils informatiques classiques (Word, Excel, power point, outlook)
Statut : CDD Temps plein rémunération selon CCN 66.
25 jours de congés annuel + 18 jours supplémentaires
Mutuelle et prévoyance.
L’inclusion est au cœur du projet de l’association, nous favorisons l'égalité des chances ainsi tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues en qualité de travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.